求職活動中のタイムマネジメント【前編】

あなたは今、キャリアにおいての次の一歩を踏み出そうとしています。業界が変化した、もっとキャリアアップのスピードを早めたい、企業の一社員であることに疲れたから、スタートアップに参加したい等、いかなる理由であろうと思い立った時こそがチャンスなのです。

もし第一志望の一社のみと面接している場合、タイムマネジメントに関する問題は恐らく起きていないでしょう。なので、このガイドはあまり役に立たないかもしれません。ですが、例えば面接が8つあり、フルタイムの仕事もあり、1日は24時間しかなくて、更にどうにかして食べたり眠ったりするための時間を見つけないといけない場合には、ちょっとしたコツが必要でしょう。同僚に怪しまれることなく面接を受け、準備や移動を行う事がなかなか難しい時もあります。では、面接の数を週2回に絞るべきでしょうか?仕事を1日休んで、10個のミーティングを無理やり詰め込むべきでしょうか?それとも、例え人生を変えるようなチャンスを逃していたとしても、今は諦めて来年チャレンジするべきでしょうか?

複数のオファーや面接に圧倒されているという求職者は実際よく目にします。たくさんの面接を限られた時間の中に何とか詰め込む人もいますが、そういう人達は準備のクオリティーをどんどん落としていっています。他の人達は1〜2社に絞り込みますが、「時間がないから」と言う理由でせっかくのチャンスを失いがちです。

魔法のような方程式は存在しませんが、物事を少し楽にして、成功のチャンスを最大限に高めるための鍵となる、幾つかのアドバイスをしたいと思います。

Part 1: 基本的なタイムマネジメント

どんな仕事探しにも使える4つの普遍的な技術です。後ほどどのようにこれらを使うことができるか、より具体的な例と共に探っていきます。

1.  計画のための時間をとる

15分かけて、今週達成するべきタスクを細かく計画しましょう。これにより、予期せぬ出来事を最小限に留め、効率を高めることができます。

2.  時間を分割する

求職活動のためにまとまった時間を割きましょう。そしてそのスケジュール通りに行動することは、何をやり遂げるにしても必須条件です。1時間集中することは、1時間マルチタスクするよりも2倍効果的です。

3. タスクをグループ化する

求職活動とは、たくさんの相容れない部品達がひしめいているような状態です。ラッキーなことに、こういった要素のほとんどは繰り返しであり、一度特定できれば適宜グループ化することが可能です

4.  自分の時間にはワガママになる

エグゼクティブクラスの人達は、すぐに結論を求めます。それは、彼らが自分の時間の価値を理解しているからです。あなたの時間も同じ様に重要ですから、同様に扱うべきです

次に、自分の時間の80%を占めている活動の20%は何なのか、自問してみましょう。求職中は、これらを3つのカテゴリーに分けることができます:

  1. チャンスを見つけること
  2. 面接に備えること
  3. 面接をスケジュールして、実際に受けに行くこと

4つの基本的なタイムマネジメント技術を使って、この3つのカテゴリーを詳しく見ていきましょう:

チャンスを見つける

大抵の人は汎用的な履歴書を作り、オンラインで応募し、人事から反応が来るのを延々と待ちます。人事部は1日に大体100通程度の応募しか目を通すことができません。なので、ほとんどの応募は無視されていると考えていいでしょう。実際には全部目を通しているかもしれませんが、彼らはあまりに忙しいのでほとんどの履歴書は目に留まることなく、したがって返信されることもありません。

では、友達に履歴書を送ったりして、仕事を探していることを広く伝えるという案はどうでしょう?彼らは親切にしてくれるかもしれませんが、彼らにとってのあなたの求職は最優先事項ではないでしょうから大した結果にはならないと思ってください。すごくラッキーであれば面接が1〜2個入る、といったところでしょう。

こういったアプローチは止めて、次のことを実行しましょう:

1. 他と差をつけるような質の高い履歴書を作ることに時間をかける

あなたの経験が2年だろうと20年だろうと関係なく、履歴書を改善する方法は常にあります。一歩踏み込んで頑張ってみましょう。ひとつ以上の職種に応募しているのであれば(例:プロダクト・マーケティングとオンライン・マーケティング)、それぞれの職種に合った履歴書を2〜3パターン作っておきましょう。

2. 週に一回まとまった時間を取って、応募した会社全てにフォローアップの電話を入れる

初めはEメールで連絡し、その後電話しましょう。私は、99%の人がこれをやってないと断言できます。電話したら、応募したポジションの採用担当者と話せるか聞いてみてください。採用担当者は決定権のある重要な人物であり、あなたの積極性にポジティブな反応を示す可能性が高いです。最悪の場合でも、採用プロセス(今どの段階であるか)について人事担当者に教えてもらえるかもしれません。電話の間中は終始熱心な態度を示し、言うべきこと(エレベーターピッチ)を用意しておきましょう:

「こんにちは、〇〇と申します。最近御社のウェブサイトを通じてオンラインマーケティングのポジションに応募しました。御社のシリーズBファンディングについて耳にし、期待に胸を躍らせています。また、私は御社のアプリの大ファンでもあります。ユーザー維持は困難な事でありますし、現職でユーザー維持率を140%上昇させた経験を生かして是非アイディアをシェアしたいと思っています。面接の機会を頂ければ、非常にありがたく思います。来週の火曜と金曜のランチタイムであれば、時間に融通が効きます。」

いきなりの電話は気が引けるようであれば、こちらでアポなし電話をする時のアドバイスを読んでみてください。

 3. 信頼できるリクルーターを見つける

面倒な部分は他の人に片付けてもらうこともできます。例えば、信頼できるリクルーターにチャンスを見つける手伝いをしてもらうことで、大幅な時間の短縮をすることができます。彼らは実際、とても役に立つのです:面接のスケジューリング、効率的に複数の面接をまとめること(そのリクルーターを通して複数の面接を受ける場合)、人事の”ゲート”を突破して採用担当者との面接を確保してくれること、履歴書を改善し面接にたどり着く確率を上げるためのアドバイスをくれることなど、他にもたくさんのことをしてくれます。リクルーターがいれば、彼らはその会社の人事部や(おそらく)採用担当者と直接やりとりをしているため、自分で会社に電話をかける必要はないでしょう。また、彼らはクライアントと強力な関係を築いており、その会社の募集要項に記載されている事以上のニーズを知っているため、決定権のある人物に影響を与えることができるはずです。複数のリクルーターと連絡を取っている場合、自分の予定や新しい仕事に望むものをはっきりさせておきましょう。これにより、全員の時間を節約することが出来ます。優先事項を3つ程度述べた文章を用意しておくといいでしょう。例:「英語が使えて、B2Cオンラインマーケティングのスキルが活かせて、海外出張のある仕事を望んでいます」

面接準備

「即興でなんとかなる」と思っているとしたら、それは失敗への第一歩です。他にもそのポジションを狙っている人たちがいます。入念な準備こそが、差をつける鍵となるのです。

1. 自分だけのカンニングペーパーを作る

最低限の準備として、面接の前に振り返るべきポイントを1〜2ページにまとめておきましょう。面接の直前に目を通すことで、記憶をリフレッシュさせてくれます。(最低でも)次の項目を入れておきましょう:

– 志望動機をまとめたエレーベーターピッチ– 会社の基本情報(年商、社員数、ユーザー数、競合会社名など)– 自分の言葉で言い換えた、会社と応募ポジションについての詳細– そのポジションに関係する自分の経験を3つ程度– 応募条件に直接合致する経験がない場合、それについて触れられる心構えをしておきましょう。自分の経験がどのようにそのポジションに関連付けられるか、工夫した例を用意しておくべきです– どうしてその会社・ポジションに興味を持ったのか– 人事や採用担当者に対する5つの質問

このウェブサイトで他にも良い例を紹介しています。

2. リクルーターを活用する

世の中には素晴らしいシステムが既に存在していますから、是非利用しましょう。リクルーターに協力してもらうのであれば、彼らはたいていその会社や面接プロセスについて貴重な情報を持っています。過去にその採用担当者が聞いた全質問の細かい内容や、会社情報、以前に面接した候補者からの情報などを聞いてみましょう。採用担当者は何を本当に求めているのか?なぜ他の候補者は面接に成功・失敗したのか?成功の重要な決め手は何なのか?これらの情報を使って、的確な準備をしましょう。採用担当者がチームマネジメントやチームビルディングスキルをテストすることに関心があるという情報を得られたら、無駄な時間を使ってその会社の四半期の売り上げを暗記するなんてことはしなくて済みます。

面接をスケジュールし、実際に受ける

5つの魅力的な会社があなたと面接したいというなら、受けない理由がありません!

1. 自分の時間をコントロールする:全ての決断はあなた次第

面接は電話ですか、それとも対面ですか?どちらの方法も賛否ありますが、はっきりと頼まない限り電話やスカイプといったオプションは与えてもらえないことがあります。最終的に対面でその会社を訪れることはとても重要ですが、電話でのコミュニケーションを取り入れることで、数分以上の時間を稼ぐことが出来ます。ランチタイムは就業時間中にオフィスをすり抜けてちょっとした面接を受けるのにもってこいですが、もっと良いのは仕事前の朝食の時間です。例えば面接する会社が、午後1時から2時までの間で、その週のうち1日しか時間をくれなかったとします。スケジュール調整の結果都合が合わなかった場合、次のように食い下がることも出来ます:「面接の機会を頂き誠にありがとうございます。しかしながら、その時間に仕事を抜けるのは難しそうです。水曜日か金曜日に、朝食がてら朝の8:30から、または夕方6:30からお会いすることは可能でしょうか?あるいは、いずれかの日の正午に、対面ではなく電話でお話しすることが可能です。」

採用担当者は、ちょっと気のある恋人候補みたいなものかもしれません。あなたに本当に会いたければ、何とかして時間を作ることでしょう。実際過去に、最も忙しいVP達が本当に採用したいと思った人物のために時間を割いてきた例を見たことがあります。

2. リクルーターを使う

何度も登場しますが、優れたリクルーターを側に置いておくことはとても役に立ちます。彼らは面接会社との関係性において影響力を持っていますし、スケジュールや代替案を提案することについて人事や採用担当者に「押し」を使うことができます。スケジュールの調整は、是非お願いしましょう。

3. 時間を作る

午後、朝、または丸1日休んで、幾つかの面接をまとめて終わらせてしまいましょう。これといった結果が出ないこともあるかもしれません。時間を作ることを特にオススメするのは、最終面接期間です。素晴らしいフィナーレに向けて、精神面、体力面ともに十分な準備ができるよう、時間を取りましょう。